Diariamente, centenas de pequenas coisas acontecem ao nosso redor, na vida do condomínio. Manutenções, equipamentos com defeitos, necessidade de reuniões, falta de funcionários, pequenos contratempos, planejamento financeiro para obras, instruções sobre uso de áreas comuns e máquinas, segurança de pessoas e outra infinidade de informações.
Como representante do condomínio, cabe ao sindico se inteirar de tudo, organizar informações e repassá-las aos condôminos. Neste momento, algumas regras são importantes:
O que avisar no condomínio
Informações sobre o dia-a-dia do condomínio são fundamentais na organização da rotina de todos, e devem ser postadas com antecedência de 7 dias do início do evento. Este prazo permite que cada condômino se organize com trabalhadores diaristas ou folguistas, por exemplo, trocando o dia de faxina se há previsão de desligamento de água, na mesma data. Procurar informar antecipadamente:
- Mudança de dia na coleta de lixo e coleta seletiva
- Cortes programados de água e energia elétrica
- Reparos e obras em áreas comuns
- Férias de funcionários de portaria e zeladoria
- Nome de novos funcionários de portaria, definitivos ou em substituição
- Limpeza de caixas d´água
- Mudança rotativa de vagas de garagem
- Férias do síndico
Para convocação de assembleias, sugerimos um prazo de 15 dias, e que este conste no Regimento Interno do condomínio. Além de permitir uma maior participação de todos, se programando para a data, permite a convocação legal de todos os condôminos, fato que pode invalidar decisões votadas na assembleia.
Para quem se comunicar no condomínio
A maioria das informações é pertinente a todos os moradores e usuários dos edifícios, mas alguns lembretes podem ser direcionados a moradores que, inadvertidamente, não tenham observado regras de convívio:
- Uso inadequado de vagas de garagem e posição da aplicação de toldos
- Recepção e transporte de mercadorias
- Falha no credenciamento e identificação de pessoas em visita
- Normas de segurança nas portarias
- Animais em áreas comuns
- Prática de atividades proibidas em áreas comuns (ex.: ingestão de bebidas alcoólicas, fumo, etc).
De que forma fazer avisos no condomínio
Os avisos destinados a todos os moradores e usuários devem ser amplamente divulgados, sempre nos mesmos locais, para se criar o hábito da leitura e pesquisa. Os mais práticos são:
- Aplicativos para dispositivos móveis: permitem ampla e rápida disseminação de mensagem, além de registrar a visualização.
- E-mail: além das mensagens em aplicativos, e-mails podem ser enviados aos interessados, agilizando a entrega da informação.
- Grupos de whatsapp: é uma forma mais informal de disseminar informações, e sugere-se que seja utilizada apenas para notícias de maior urgência, como reparos emergenciais, falta de funcionários da escala ou defeitos em equipamentos.
- Carta registrada: pode ser utilizada para comunicação formal em eventos de maior significância, como assembleias com temas polêmicos em votação. Também pode ser destinada a condôminos em atraso de pagamentos, formalizando o contato administrativo ou negociação extrajudicial.
- Notificação extrajudicial: reservada para comunicações de extrema importância, geralmente quando o condômino se omite frente aos assuntos fundamentais do condomínio, ou como última alternativa de regularização de débitos, antes da via judicial.
O que avisar ao síndico do condomínio
Ao contrário do que muitos pensam, o síndico não é um funcionário do condomínio, mas seu representante legal. Isso implica em não haver uma jornada formal de trabalho, mas o período disponibilizado para assistência aos moradores deve ser negociado entre as partes. Reserve qualquer contato adicional apenas para assuntos emergenciais. Entre o que deve ser informado, destacamos:
- Necessidade de pequenos reparos: trocas de lâmpadas, melhora de sinalização interna, reparos elétricos. Seja sucinto, indique o problema e o local da demanda, e prefira o e-mail ou whatsapp, como for acordado entre as partes. O livro de ocorrências na portaria também pode ser utilizado para o fim.
- Pequenas ocorrências recorrentes: barulhos excessivos em unidades privadas ou áreas comuns, ocupação irregular de garagens, falhas na segurança de portarias.
- Reserva de áreas sociais para uso privado. Sempre registre formalmente, em livro ou e-mail, conforme regras determinadas pelo condomínio. Nunca faça registros informais.
Por fim, lembre-se que educação é fundamental. Evite palavras rancorosas e de baixo calão. Procure comunicar também o que é bom, agradecer melhorias e noticiar novidades. Atitude propositiva é adubo para ambiente harmonioso e espelho para pessoas ao redor.
E sempre, sempre mesmo, faça sua parte. Colabore para um bom ambiente de convívio.