Para os condomínios, o impedimento a realização de reuniões presenciais em assembleias, o instrumento de deliberação, encontrou saída na autorização para as assembleias virtuais, à distância, e validadas através da Lei 14.010, promulgada em 10 de junho de 2020, e que refere à questão:

Art. 12. A assembleia condominial, inclusive para os fins dos arts. 1.349 e 1.350 do Código Civil, e a respectiva votação poderão ocorrer, em caráter emergencial, até 30 de outubro de 2020, por meios virtuais, caso em que a manifestação de vontade de cada condômino será equiparada, para todos os efeitos jurídicos, à sua assinatura presencial.

Parágrafo único. Não sendo possível a realização de assembleia condominial na forma prevista no caput, os mandatos de síndico vencidos a partir de 20 de março de 2020 ficam prorrogados até 30 de outubro de 2020.
Art. 13.É obrigatória, sob pena de destituição do síndico, a prestação de contas regular de seus atos de administração.

A Lei, à princípio, permite a realização de assembleias virtuais mesmo que não haja a sua previsão na convenção ou regimento, vez que é maior que estes documentos, e se restringe a um período específico de calamidade pública, até 30 de outubro de 2020. Então, é importante alguns entendimentos:

Como funciona a assembleia virtual de condomínios?

A assembleia digital substitui a participação presencial dos condôminos, vez que ocorre pela internet. Ela é realizada através de aplicativos de videoconferência e transmissão ao vivo, como Zoom, Webex e Hangouts.
Para que assembleia ocorra de modo válido, ela deve seguir todos os requisitos de uma assembleia presencial. A convocação deve ser feita de acordo com o artigo 1.354 do código civil, procuração, lista de presença, eleição de presidente, secretário, deliberação dos itens de pauta e votações.
A ata deverá ser elaborada no mesmo formato de uma assembleia presencial, deve ser registrada e posteriormente distribuída aos condôminos.

Quais as opções para se realizar uma assembleia virtual de condomínios?

O condomínio interessado em utilizar essa ferramenta, poderá fazê-lo de 4 formas:
ON-LINE – a assembleia ocorre em tempo real (equipara-se a uma live) por videoconferência ou por digitação via chat.
DIGITAL – pode durar mais de um dia, as pessoas acessam o conteúdo, em um site ou app, dentro do prazo estipulado no edital, onde as pessoas podem deixar suas opiniões sobre os assuntos a serem tratados e deixar seus votos.
HIBRIDA – ela ocorre de forma digital paralela a presencial, e os debates são ao vivo.
HIBRIDA/ABERTA – os itens da pauta são discutidos e votados digitalmente e posteriormente as decisões são levadas a assinatura presencialmente.

É possível garantir idoneidade em assembleia de condomínios virtual?

Ainda que haja um certo receio, é possível sim garantir idoneidade nas assembleias digitais, desde que seguidos à risca os requisitos para ela ocorra, observando a correta e adequada convocação, a ampla comunicação, a garantia aos titulares que exerçam seus direitos de voz e voto, o rigor na identificação do condômino, regras de bloqueio de votos aos inadimplentes, registro de tudo o que foi debatido, votado e decidido na assembleia.

É possível garantir a idoneidade do condômino na assembleia virtual de condomínio?

Há várias ferramentas que tornam possível a garantia dessa idoneidade, como o uso de certificado digital, cadastro de login e senha, com declaração expressa do condômino de presunção absoluta da identidade do usuário, através de email e token, ou por sistema de transmissão de áudio e vídeo onde seja possível que a presidência da mesa identifique e consigne a presença on-line do titular do voto ou seu procurador.

É possível usar procuração em assembleia de condomínios virtual?

Sim, o documento pode ser digitalizado ou mostrando-o via transmissão ao vivo de áudio e vídeo. Em qualquer das hipóteses ela precisa ser validada pelo presidente ao decidir as questões de ordem no início da reunião.

Considerações gerais

Idealmente, as regras de condução da assembleia devem estar discriminadas no edital de convocação;
É fundamental que a forma de participação e votação sejam garantidas através de instrumentos factíveis, por exemplo, não é adequado se a participação deva ser registrada através de certificado digital, se a totalidade dos condôminos não possuir acesso a este instrumento, até a data da assembleia;
Os debates podem ocorrer através de perguntas e respostas que ficam gravadas no ambiente digital;
A ata é confeccionada da mesma forma de uma assembleia presencial;
Os cartórios aceitam registrar a ata da mesma maneira que uma assembleia presencial;
Qualquer condomínio poderá aderir a esse formato;
A forma definida de assembleia não pode limitar ou impedir a participação de pessoas com deficiências.

Quais as vantagens da assembleia de condomínios virtual?

É possível visualizar várias vantagens com a execução correta dessa ferramenta. A assembleia pode ocorrer com mais celeridade, em um ambiente mais confortável; com horários mais flexíveis; e com uma ação sustentável (sem deslocamento de pessoas, gasto de energia etc). De modo complementar, os assuntos podem ser abordados sem tumulto, conversas paralelas e nem interrupções e inconvenientes de condôminos que “dominam” as assembleias presenciais; a votação é clara e transparente, visualizada por todos, sem erro de contagem.

Seja qual for a forma de assembleia escolhida pelo condomínio, a melhor forma de administrar o interesse da coletividade é dar-lhes a oportunidade de manifestar seus desejos e opiniões, com o maior número possível de condôminos.

E em se tratando de novidade para a imensa maioria dos condomínios, não deixa de ser prudente que a sua realização seja efetivada apenas para assuntos de extremo interesse e urgência. Para os demais casos, haverá ainda toda uma vida para que a comunidade de moradores de adapte e aprenda a utilizar estes recursos, sem limitações.

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Há algum critério para elaboração da Procuração em Assembleia de Condomínio?

Na hora de elaborar a procuração, é importante estar dentro dos requisitos permitidos em lei, seguindo o disposto no artigo 654 do código civil, “Todas as pessoas capazes são aptas para dar procuração mediante instrumento particular, que valerá desde que tenha a assinatura do outorgante. O instrumento particular deve conter a indicação do lugar onde foi passado, a qualificação do outorgante e do outorgado, a data e o objetivo da outorga com a designação e a extensão dos poderes conferidos”.
Fica a critério da convenção exigir que o documento tenha ou não firma reconhecida.

É lícito portar mais de uma procuração em assembleia de condomínio?

Algumas convenções restringem o uso de várias procurações em assembleia de condomínio ou até mesmo proíbem o seu uso, há casos que proíbem o sindico de utiliza-las, em todos os casos, se essas regras partirem da convenção, todas elas são validas.

Se a convenção for omissa quanto ao número de procurações que podem ser portadas por cada outorgado, a assembleia não poderá restringir a quantidade.

É necessário o uso de procuração por parente próximo, conjunge ou filho?

O sensato é sempre estar de posse desse documento, para evitar eventuais interpelações, principalmente no caso de parente próximo ou filhos, porém, muitos condomínios ignoram seu uso por entenderem que quem está ali presente, representa de fato os interesses da unidade, o que não é o correto a se fazer.

No caso de cônjuges, quando o regime for de comunhão total ou parcial de bens, não necessitam de procuração, é valido levar para assembleia a certidão de casamento e a escritura do imóvel. Quando o casal está unido por união estável, é considerado aceitável um cônjuge votar pelo outro.

No caso de morte, quem pode representar o proprietário?

O correto é que o inventariante do espolio do falecido represente-o nas assembleias, status que nem sempre é dado ao cônjuge, podendo outros parentes serem nomeados.

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Os objetivo desta assembleia de condomínio são:

• Aprovar a convenção de condomínio.
• Aprovar o regimento interno.
• Eleger síndico e, em opção, subsíndico e conselho fiscal.
• Estabelecer e aprovar a taxa condominial.

A vida condominial começa com essa assembleia. Ali serão tomadas decisões como remuneração do síndico, contratação de administradora e forma de rateio de despesas (leia aqui: como conduzir uma assembleia).

O momento de convocação é imediatamente após a liberação do “habite-se” pelo órgão municipal, a partir do qual os proprietários estão autorizados a ocupar suas unidades comerciais e residenciais. Até a realização da assembleia o condomínio não existe, e qualquer despesa inerente a ele pertence ao incorporador.

Todos os proprietários devem ser convocados para essa assembleia, e a ordem do dia, obrigatoriamente, deve conter a eleição do síndico e a apresentação e aprovação da previsão orçamentária, para um determinado período. (leia aqui sobre quorum em assembleias).

Por ser condomínio novo, a taxa condominial deve ser estimada para os custos básicos, aquisição de materiais e dispositivos para as áreas comuns e uma margem de fundo de reserva. A crescente ocupação das unidades leve a aumento de despesas, como água, energia elétrica, gás e limpeza. Nova assembleia deve ser convocada para o reequilíbrio da taxa mensal.

É importante acrescentar que a incorporadora tem obrigação de contribuir com a taxa de condomínio para cada unidade que ainda não tenha sido vendida, até que a propriedade ou posse seja efetivada.

As construtoras ou os responsáveis pelo empreendimento, nessa reunião, frequentemente indicam um nome para síndico e administradora, e cabe aos presentes decidir pela aceitação.

Nesta assembleia também devem ser votados a aprovação da convenção de condomínio e o regimento interno.

A partir do momento em que a ata é devidamente assinada é que o condomínio estará legalmente instituído e poderá requerer seu CNPJ, passando a ter representatividade na figura do síndico, o qual poderá a partir de então, contratar funcionários, abrir conta bancária, comprar equipamentos, dentre outros.

O sindico eleito, terá as funções básicas estipuladas no artigo 1.348 do código civil, terá ainda a responsabilidade de receber da construtora/incorporadora as áreas comuns, e deverá ficar atento a qualquer vício de construção que venha a surgir. No que tange a vício de construção, o condomínio terá um prazo de 05 (cinco) anos para requerer a reparação junto a construtora.

A entrega do empreendimento é pela construtora é realizada individualmente a cada proprietário, em visita técnica às unidades de uso privado. A vistoria das áreas comuns cabe ao síndico recém-eleito. Se há algum defeito ou vício das áreas comuns, elas poderão ser recebidas, ressalvando-se que os vícios serão objeto de reparo pela construtora e/ou incorporadora. A garantia da obra como citado acima é de 5 anos pelos defeitos de construção em geral.

Por maioria simples de votos, a assembleia pode se recusar a instalar o condomínio em três situações: se o empreendimento não estiver condições de habitabilidade; se as chaves não tiverem sido entregues, apesar das unidades estarem quitadas; ou se o habite-se do imóvel não tiver sido disponibilizado.

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O condomínio tem sua gestão baseada em consenso entre seus membros. A realização das assembleias condominiais, de caráter ordinário ou extraordinário, constitui o mecanismo legal para deliberar sobre ideias e propostas, visando melhoria contínua dos aspectos financeiros, operacionais ou sociais do condomínio.

A assembleia deve ser convocada com antecedência formal, na forma da lei, e conduzida com equilíbrio e bom senso (se quiser saber mais sobre como conduzir uma assembleia de condôminos, clique aqui).

Para a instalação da assembleia no condomínio, é necessário um quórum de pessoas que representem um mínimo de votos das unidades condominiais (1 unidade = 1 voto), geralmente representantes de 50% ou mais do total de unidades. O proprietário de mais de uma unidade possuirá direito, então, ao número correspondente de votos.

De forma a facilitar a tomada de decisões, uma assembleia deve ser instituída com representantes da maioria dos condôminos. Entretanto, é previsto em convenção do condomínio que, na falta do quórum no local, data e hora estabelecidos, ela possa ser instalada em 2ª chamada, realizada até poucos minutos após o primeiro horário, daí com qualquer número de presentes.

Para cada pauta proposta haverá um quórum especifico, conforme especificações abaixo:

APROVAÇÃO DE CONTAS, AUMENTO DA TAXA E ELEIÇÃO DE SÍNDICO:

• Em 1ª convocação, é preciso quórum de metade do todo; em 2ª, quórum livre
• Votação necessária: maioria dos presentes na assembleia

OBRAS NECESSÁRIAS

As obras necessárias são as que conservam a coisa (o bem) ou impedem a sua deterioração, como exemplo: pintura ou limpeza da fachada (mantendo-se a mesma cor e padrão) e obras urgentes, como impermeabilização de um local com vazamento.

• Votação necessária: maioria dos presentes na assembleia

OBRAS ÚTEIS

As obras úteis são as que aumentam ou facilitam o uso da coisa, como exemplos temos: Reforma da guarita, Individualização dos hidrômetros, Portaria remota, entre outros.

• Votação necessária: maioria do todo (todos os condôminos do condomínio).

OBRAS VOLUPTUÁRIAS

As obras voluptuárias são as que não aumentam o uso habitual da coisa, constituindo simples capricho, como exemplo temos: construção de uma piscina ou academia de ginástica.

• Votação necessária: 2/3 do todo (todos os condôminos do condomínio).

ALTERAÇÕES NA CONVENÇÃO

• Votação necessária: 2/3 do todo (todos os condôminos do condomínio).

ALTERAÇÕES NO REGIMENTO INTERNO

• Votação necessária: maioria dos presentes

Destituição do Síndico do Condomínio

• Assembleia especialmente convocada por 1/4 dos condôminos
• Votação mínima: maioria dos presentes

OUTROS MOTIVOS

• Desde que não exigido quórum especial pela Lei ou pela Convenção, em 1ª convocação, é preciso a presença de metade do todo; em 2ª, quórum livre;
• Votação mínima: maioria dos presentes
• Há ainda casos extremos, como a mudança da destinação do uso do todo do condomínio, como transformar uma unidade residencial em uso misto (residencial/comercial), onde há necessidade do voto de 100% dos condôminos para aprovação interna da mudança.

É muito importante estar atento a esses detalhes, caso contrário, as decisões tomadas em determinada assembleia poderão ser anuladas. Na maioria das vezes, essas regras estarão na convenção de condomínio; caso contrário, estarão tipificadas em lei. Se quiser mais informações sobre assembleias de condomínios, leia nosso artigo como conduzir uma assembleia de condôminos.

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Assim, para que algo positivo ocorra em uma unidade condominial, uma proposta deve ser apresentada em assembleia, e aprovada pela maioria dos condôminos presentes. Como estas assembleias seguem normas legais de convocação e participação, suas decisões são soberanas. O que ali se decide, se não for contrário às leis, deve ser cumprido. Procure comparecer às assembleias do seu condomínio: é um ponto fundamental para você se inteirar dos problemas do dia-a-dia, participar com propostas e com seu voto, que tem o poder de aprovar ou rejeitar  novas regras e melhorias nesta comunidade.

A assembleia de condomínio deve seguir regras básicas de funcionamento

Se as assembleias não forem rigorosamente observadas, podem gerar conflitos e questionamentos legais. Por isso, não abra mão de algumas considerações:

• a participação de proprietários é facultativa, mas a convocação de todos os moradores é obrigatória, e deve ser feita por meios claros, e que possam ser comprovados. Os mais eficientes são a comunicação via e-mail e entrega da convocação escrita nas portarias, individualmente, e contra recibo de entrega. Aplicativos também podem enviar as notificações, e registrar a visualização das mensagens. A afixação do ato convocatório em pontos de circulação na unidade é importante, dando preferência para corredores, quadros de avisos e elevadores. Evite mudar os meios de convocação a cada evento, rotinas ajudam a manter a transparência

• realize convocação com boa antecedência: um prazo de 15 dias permite que os participantes se programem para a data, desvinculando-se de outros compromissos e melhor preparados para defender propostas. A convocação deve conter a data, local, horários de primeira e segunda chamadas, o número de participantes necessários para abertura, e os temas a serem deliberados.

• durante a assembleia, limite-se a deliberar sobre os temas expostos na convocação. Qualquer decisão sobre tema externo à convocatória pode ser questionado judicialmente. Se algum assunto for relevante e mereça discussão, deliberem sobre os temas previamente combinados, e deixe bastante claro que os demais assuntos, a partir daquele momento, não constam da temática programada. Isso não quer dizer que problemas menores, que não alterem significativamente a rotina ou que não envolvam grande dispêndio de recursos, não possam ser decididos. Melhorar a qualidade dos lanches de funcionários e propor pequenos reparos são atribuições normais do síndico, e não dependem de prévia autorização. Mas não tente, por exemplo, mudar regras de uso de espaços comuns ou propor mudanças que exijam aporte financeiro, se isso não constar na convocatória.

• para a reunião de assembleia, leve propostas, e deixe seus problemas externos em outro local. A sua participação é importante para propor e defender ideias, e não brigar por elas. Qualquer grupo de convívio tente a apoiar ideias menos radicais, aquelas “do centro”, que não desagradem muita gente. Se sua ideia não obtém apoio da maioria, tente modificá-la e encontrar um meio termo que traga mais benefícios a todos. Equilíbrio emocional e clareza trazem simpatia, e simpatia traz votos. Se você brigar em uma assembleia, saiba que criará uma imagem pessoal  ruim definitiva, difícil de ser modificada, e que irá impactar na convivência diária com as pessoas que ali circulam. Não caia nas armadilhas das discussões acaloradas.

• as decisões da assembleia podem trazer alegrias ou decepções mas, como regra, o equilíbrio deve ser mantido. Não crie torcidas de futebol no seu condomínio, porque esta desagregação de pessoas fazem que elas votem “no grupo”, e não  necessariamente no conteúdo das propostas, em assembleias posteriores.

• As assembleias devem ser registradas em ata. Sempre que possível, redija o texto e colha assinaturas imediatamente após a reunião: agindo assim, mostramos um processo transparente e comprometimento com as decisões da comunidade.

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