Organização dos documentos do condomínio

Organização dos documentos do condomínio

13 fev

Antes de você se candidatar ao cargo de síndico, conheça bem suas atribuições, e os encargos do dia-a-dia. Ao assumir, o síndico deve receber toda a documentação legal do condomínio do representante anterior, conferindo a sua existência, prazo de validade, critérios de renovação e cláusulas de prestação de serviços. A regularização dos documentos é mandatória ao síndico, sob pena de responder por negligência, na sua falta.

A documentação do condomínio pode ser dividida em 3 grupos principais: básica, contábil e recursos humanos.

No grupo de documentos do condomínio, o síndico deve estar atento aos seguintes itens:

  • Certificado de Conclusão (habite-se)
  • Alvará de Aprovação e Execução da Edificação
  • Alvará de Instalação de Elevadores
  • Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB).
  • Projetos legais (prefeitura e incêndio)
  • Projetos executivos (arquitetura, instalações elétricas e hidráulicas
  • Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas – SPDA
  • Elevadores (notas fiscais, especificações técnicas, notas de manutenção periódica programada, anotação de responsabilidade técnica)
  • Projeto paisagístico
  • Mapeamento de rede de telefonia e de dados
  • Ventilação mecânica, sistema de ar condicionado
  • Manual do Proprietário
  • Manual das áreas comuns
  • Contratos de manutenção preventiva e corretiva
  • Seguro obrigatório contra incêndio e destruição da edificação
  • Certificado de Garantia dos equipamentos instalados
  • Notas Fiscais dos Equipamentos
  • Convenção do Condomínio
  • Regimento Interno
  • Livro de atas
  • Livro de presença dos condôminos nas assembleias
  • Cadastro dos condôminos;

No grupo de documentos do condomínio da área contábil:

  • Inscrição na Receita Federal (CNPJ)
  • Apuração das contas da administração anterior
  • Certificado digital
  • Pastas com as despesas e receitas referente a cinco anos anteriores
  • Pastas com as contas a pagar
  • Contratos para a manutenção de elevadores, bombas d’água e piscina;
  • Contrato de prestação de serviços da administradora, se houver.

documentos do condomínio

Por fim, no grupo de documentos do condomínio da área de Recursos Humanos:

  • Livro ou cartão de ponto
  • Horário de trabalho
  • Matricula INSS
  • Livro de registro de empregados
  • Livro de inspeção de trabalho
  • Contratos de experiência
  • Folha de pagamentos
  • Pasta com rescisões de contrato de trabalho
  • Cadastro do empregador para o vale transporte
  • Declaração e termo de responsabilidade – vale transporte
  • Termos de responsabilidade para concessão do salário família
  • Declaração de dependentes para fins de desconto do Imposto de Renda
  • Pasta com relatórios referentes ao PCMSO (NR7), PPRA (NR9), e PPP
  • Guias – Contribuição sindical, INSS, FGTS, PIS, IR; RAIS (relação anual de informação social); DIRF (declaração de imposto de renda na fonte); comprovante de rendimentos pagos e de retenção de imposto de renda na fonte.

Verificada toda a documentação, o novo síndico deve elaborar um relatório a ser levado a conhecimento de todos os condôminos, em assembleia, resguardando-se de qualquer irregularidade cometida anteriormente, lembrando que a documentação do condomínio deve ser guardada por no mínimo 5 anos, à exceção dos documentos referente aos funcionários; estes deverão ser arquivados por período mínimo de 30 anos.

Fonte: SCHWARTZ, Rosely Benevides de Oliveira, Revolucionando o Condomínio, São Paulo: Saraiva 15º edição, 2017

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