5 dicas de como fazer uma ata de reunião simples para o seu condomínio

5 dicas de como fazer uma ata de reunião simples para o seu condomínio

06 maio

Um dos passos mais importantes para uma reunião de fato é registrar o que foi dito. Essa regra também se aplica a reuniões condominiais. No entanto, existe um questionamento de como fazer uma ata de reunião simples

Se você possui as mesmas dúvidas, acompanhe a seguir!

De fato as dúvidas acerca deste documento são constantes. Por isso, muitos recorrem à internet para esclarecer as suas dúvidas. A boa notícia é que esse documento pode ser feito de uma forma mais simples do que você imagina.

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O que é e como fazer uma ata de reunião simples?

Podemos resumir que uma ata de reunião é somente um registro formalizado de discussões durante determinada reunião. Sendo assim, englobam a descrição das discussões pelos conselhos e entidades responsáveis. 

Portanto, não é nada mais que uma anotação completa de todas as decisões e informações da reunião. Além disso, ela pode ser usada como um documento de informação ou institucional. 

O que não pode conter na sua ata de reunião?

As dúvidas de como fazer uma ata de reunião simples seguem também sobre o que não pode conter nesse documento. Sendo assim, o primeiro ponto é não conter um tom pessoal na descrição. 

Além disso, uma boa ata respeita a anulação de informações desnecessárias abordando somente pontos importantes da reunião. Outro ponto importante é não expor os envolvidos na reunião.

Por fim, lembre-se que a ata de sua reunião é um documento de natureza institucional. Assim, conheça algumas dicas para cortar os tons pessoais na elaboração de sua ata.

Excluir detalhes desnecessários

Importante incluir somente detalhes importantes, em relação ao voto, colocar somente a justificativa caso seja voto contrário e justificado.

Lembrar que: A ata deve conter informações importantes como votos e outras. No entanto, devem ser anuladas discussões desnecessárias principalmente fora da pauta.

Outro ponto é que algum membro ao votar contra determinada questão, poderá exigir o registro de sua justificativa. Nesse sentido é importante saber o que incluir na ata cortando as partes que não cabem a justificativa. 

Não apresentar resumos de apresentações ou documentos

Não é necessário apresentar resumos de documentos usados na reunião. Nesses casos devem ser somente citados anulando detalhamentos que possam perder o foco da ata.

Não inclua a forma de votação dos indivíduos

Nas reuniões de diretoria é comum ocorrer a necessidade de votação. Nesse sentido, não se deve colocar cada voto dos membros, somente se for exigência da diretoria. Esse é um passo fundamental de como fazer uma ata de reunião simples.

 5 Dicas de como fazer uma ata de reunião simples

1. Compreenda as informações necessárias

Nenhum detalhe importante deve passar batido em uma ata de reunião. No entanto, fique atento para não colocar detalhes desnecessários. Descreva também o motivo da reunião e o endereço de onde ocorreu. 

2. Coloque todos os que compareceram na reunião

Além das demais informações é importante discriminar todos os que estavam presentes. Sendo assim, cite o Síndico e as demais autoridades. Todavia, o documento deve constar o nome de todos. 

Além disso, coloque a lista de presença em anexo a ata da reunião para contextualizar os envolvidos e as decisões. 

3. Inserir os assuntos abordados

É imprescindível abordar e descrever os assuntos da reunião. Além disso, esclarecer também a natureza dos pontos inseridos na ata. Assim, isso fará com que novas reuniões não levem como pauta o mesmo assunto futuramente. 

4. Descrição da tomada de decisões

Explicar a natureza de cada decisão assim como a chegada em determinadas colusões pelo grupo. Os esclarecimentos devem ser democráticos e de fácil entendimento para aqueles que não compareceram entender. 

5. Recolhimento de assinaturas

A ata para ser válida deve conter as assinaturas de todos os presentes, assim como das autoridades responsáveis que participaram. A reunião pode ser feita por formato digital, para isso é importante coletar as assinaturas eletrônicas.  

Todo síndico deve saber fazer uma ata de reunião simples?

Não necessariamente, para isso existem empresas de Administração Condominial que contam com Síndicos profissionais. Os profissionais devem saber elaborar e redigir atas simples de reuniões. As empresas realizam todos os trabalhos de Gestão de Condomínios. Ideal para manter o controle de inadimplências.

Qual a melhor opção para reuniões condominiais?

Primeiramente, as reuniões condominiais devem ser feitas com a participação de profissionais da área. Sendo assim, empresas de Administração condominial são as melhores opções. Elas atuam na gestão de condomínios e prestação de contas.

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