Antes de você se candidatar ao cargo de síndico, conheça bem suas atribuições, e os encargos do dia-a-dia. Ao assumir, o síndico deve receber toda a documentação legal do condomínio do representante anterior, conferindo a sua existência, prazo de validade, critérios de renovação e cláusulas de prestação de serviços. A regularização dos documentos é mandatória ao síndico, sob pena de responder por negligência, na sua falta.
A documentação do condomínio pode ser dividida em 3 grupos principais: básica, contábil e recursos humanos.
No grupo de documentos do condomínio, o síndico deve estar atento aos seguintes itens:
- Certificado de Conclusão (habite-se)
- Alvará de Aprovação e Execução da Edificação
- Alvará de Instalação de Elevadores
- Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB).
- Projetos legais (prefeitura e incêndio)
- Projetos de interiores (arquitetura, instalações elétricas e hidráulicas
- Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas – SPDA
- Elevadores (notas fiscais, especificações técnicas, notas de manutenção periódica programada, anotação de responsabilidade técnica)
- Projeto paisagístico
- Mapeamento de rede de telefonia e de dados
- Ventilação mecânica, sistema de ar condicionado
- Manual do Proprietário
- Manual das áreas comuns
- Contratos de manutenção preventiva e corretiva
- Seguro obrigatório contra incêndio e destruição da edificação
- Certificado de Garantia dos equipamentos instalados
- Notas Fiscais dos Equipamentos
- Convenção do Condomínio
- Regimento Interno
- Livro de atas
- Livro de presença dos condôminos nas assembleias
- Cadastro dos condôminos;
No grupo de documentos do condomínio da área contábil:
- Inscrição na Receita Federal (CNPJ)
- Apuração das contas da administração anterior
- Certificado digital
- Pastas com as despesas e receitas referente a cinco anos anteriores
- Pastas com as contas a pagar
- Contratos para a manutenção de elevadores, bombas d’água e piscina;
- Contrato de prestação de serviços da administradora, se houver.
Por fim, no grupo de documentos do condomínio da área de Recursos Humanos:
- Livro ou cartão de ponto
- Horário de trabalho
- Matricula INSS
- Livro de registro de empregados
- Livro de inspeção de trabalho
- Contratos de experiência
- Folha de pagamentos
- Pasta com rescisões de contrato de trabalho
- Cadastro do empregador para o vale transporte
- Declaração e termo de responsabilidade – vale transporte
- Termos de responsabilidade para concessão do salário família
- Declaração de dependentes para fins de desconto do Imposto de Renda
- Pasta com relatórios referentes ao PCMSO (NR7), PPRA (NR9), e PPP
- Guias – Contribuição sindical, INSS, FGTS, PIS, IR; RAIS (relação anual de informação social); DIRF (declaração de imposto de renda na fonte); comprovante de rendimentos pagos e de retenção de imposto de renda na fonte.
Verificada toda a documentação, o novo síndico deve elaborar um relatório a ser levado a conhecimento de todos os condôminos, em assembleia, resguardando-se de qualquer irregularidade cometida anteriormente, lembrando que a documentação do condomínio deve ser guardada por no mínimo 5 anos, à exceção dos documentos referente aos funcionários; estes deverão ser arquivados por período mínimo de 30 anos.
Fonte: SCHWARTZ, Rosely Benevides de Oliveira, Revolucionando o Condomínio, São Paulo: Saraiva 15º edição, 2017