ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO CONDOMÍNIO

Antes de você se candidatar ao cargo de síndico, conheça bem suas atribuições, e os encargos do dia-a-dia. Ao assumir, o síndico deve receber toda a documentação legal do condomínio do representante anterior, conferindo a sua existência, prazo de validade, critérios de renovação e cláusulas de prestação de serviços. A regularização dos documentos é mandatória ao síndico, sob pena de responder por negligência, na sua falta.

A documentação do condomínio pode ser dividida em 3 grupos principais: básica, contábil e recursos humanos.

No grupo de documentos do condomínio, o síndico deve estar atento aos seguintes itens:
Certificado de Conclusão (habite-se)
Alvará de Aprovação e Execução da Edificação
Alvará de Instalação de Elevadores
Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB).
Projetos legais (prefeitura e incêndio)
Projetos de interiores (arquitetura, instalações elétricas e hidráulicas
Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas – SPDA
Elevadores (notas fiscais, especificações técnicas, notas de manutenção periódica programada, anotação de responsabilidade técnica)
Projeto paisagístico
Mapeamento de rede de telefonia e de dados
Ventilação mecânica, sistema de ar condicionado
Manual do Proprietário
Manual das áreas comuns
Contratos de manutenção preventiva e corretiva
Seguro obrigatório contra incêndio e destruição da edificação
Certificado de Garantia dos equipamentos instalados
Notas Fiscais dos Equipamentos
Convenção do Condomínio
Regimento Interno
Livro de atas
Livro de presença dos condôminos nas assembleias
Cadastro dos condôminos;
No grupo de documentos do condomínio da área contábil:
Inscrição na Receita Federal (CNPJ)
Apuração das contas da administração anterior
Certificado digital
Pastas com as despesas e receitas referente a cinco anos anteriores
Pastas com as contas a pagar
Contratos para a manutenção de elevadores, bombas d’água e piscina;
Contrato de prestação de serviços da administradora, se houver.
documentos do condomínio

Por fim, no grupo de documentos do condomínio da área de Recursos Humanos:
Livro ou cartão de ponto
Horário de trabalho
Matricula INSS
Livro de registro de empregados
Livro de inspeção de trabalho
Contratos de experiência
Folha de pagamentos
Pasta com rescisões de contrato de trabalho
Cadastro do empregador para o vale transporte
Declaração e termo de responsabilidade – vale transporte
Termos de responsabilidade para concessão do salário família
Declaração de dependentes para fins de desconto do Imposto de Renda
Pasta com relatórios referentes ao PCMSO (NR7), PPRA (NR9), e PPP
Guias – Contribuição sindical, INSS, FGTS, PIS, IR; RAIS (relação anual de informação social); DIRF (declaração de imposto de renda na fonte); comprovante de rendimentos pagos e de retenção de imposto de renda na fonte.
Verificada toda a documentação, o novo síndico deve elaborar um relatório a ser levado a conhecimento de todos os condôminos, em assembleia, resguardando-se de qualquer irregularidade cometida anteriormente, lembrando que a documentação do condomínio deve ser guardada por no mínimo 5 anos, à exceção dos documentos referente aos funcionários; estes deverão ser arquivados por período mínimo de 30 anos.

Fonte: SCHWARTZ, Rosely Benevides de Oliveira, Revolucionando o Condomínio, São Paulo: Saraiva 15º edição, 2017

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